Jak zvládnout pracovní nával a stres a přitom se nezbláznit?

Aktuálně zažívám jedno z těch bláznivých období - řeším najednou 10-12 projektů, Mail hlásí 148 zpráv, které musím vyřídit a na serveru čeká dalších 41 nepřečtených emailů, které prošly Google spam filtrem. Co teď? Pracovat 18 hodin denně? Nebo rovnou 20? Zabalit to? Vypnout telefon a zmizet? Pokusím se vám nastínit vlastní řešení, jak to zvládnout, přežít a přitom neskončit jako workoholic.



1/ Nedřete jako kůň! Pracujte jen od - do!

Vtip není v tom, že si pracovní den natáhnete na 16 hodin, abyste všechno stihli. I kdyby měl pracovní den 50 hodin, tak nestihnu vše, co bych si přál. Když jsem přistoupil na tuhle hru (nikdy nelze udělat vše, co bych chtěl), šel jsem opačnou cestou. Maximální využití času, který denně mám. Zpravidla pracuji od 9:00 hod, někdy od osmi nebo půl osmé, ale nikdy nepracuji déle než do sedmé hodiny večerní a vždycky mám alespoň jeden den o víkendu zcela nepracovní. Toto pravidlo jsem ochoten porušit opravdu jen v krajních případech, kdy by to ohrozilo mé podnikání. Jde o to, že pokud si pracovní den natáhnete, dostanete se do nekonečné smyčky:

- zvyknete si na to, že denně skončíte třeba v osm či devět hodin a bude to pro vás normální

- začnete ztrácet rodinu/přátelé, tím pádem budete více ve stresu a začnete se více upínat k práci

- budete vyčerpaní

Opravdu málokdo je schopen pracovat v plném nasazení celý pracovní den. Denně máte imho cca 4-6 hodin, kdy jste schopni opravdu makat, zbytek jedete na poloviční výkon. Je potřeba poznat, kdy máte tuto "špičku" a využít ji. U mě je to dopoledne od cca 9-12 hod. a snažím se alespoň tři dny v týdnu toto období chránit, abych nebyl rušen schůzkami, zbytečnými hovory a emaily. Podobné období mám mezi 15 a 17 hodinou. Po 19 hodině jsem unavený a dělám chyby - chyby jsou hrozná ztráta času, takže po sedmé hodině prostě nepracuji.

Nevěříte tomu, co píšu? Zkuste test. Určete si jeden den a pracujte místo obvyklých osmi hodin jen čtyři. Dejte si pravidlo, že vše musíte zvládnout mezi 9-13 hodinou a pak už nebudete pracovat. Že to nejde? Blbost. Před pár lety jsem byl nemocný a zvládl jsem denně pracovat maximálně čtyři hodiny, na zbytek prostě nebyla energie. V tom období jsem vydělával plus mínus stejné peníze s polovičním úsilím. Proč? Protože jsem neměl jinou možnost - jdete na kost, určíte si opravdové priority a na ty se soustředíte. Čím více máte času, tím více jím plýtváte. Čím méně jej máte, tím efektivnější jste.

2/ Určete si priority!

Určení si priorit je základ k tomu, abyste poznali, co musíte a co nemusíte udělat a vyřešit.

U každého projektu musím vědět, jak hodně se vyplatí (ziskovost), kolik času mi zabere a jak mě může ovlivnit do budoucna (klient naváže spolupráci a za rok mi přinese 10x více peněz). Když mám určenou u projektů váhu a orientační čas, kolik jim jsem schopen věnovat, vím čemu dát v krizových situacích přednost.

Nevýdělečné projekty, startující projekty a podobně jdou v těchto obdobích stranou, nemají prioritu! Stejně tak se nesnažím dávat větší prioritu "kamarádským" projektům - podnikání je o byznysu, o vydělávání peněz. Pokud se budete snažit primárně uspokojit přátelé a rozdávat slevy na všechny strany, možná budete populární, ale vaše firma vám určitě nepoděkuje!

3/ Rovnováha

Z výše uvedených bodů jasně vyplývá potřeba rovnováhy. MUSÍTE dohromady skloubit své zájmy, rodinu, přátelé a práci. Práce není priorita, práce vás má ideálně bavit, ale nesmí vás pohltit. Kdysi jsem si myslel, že práce je středem mého vesmíru, což byl jeden z těch hloupých názorů, které člověk v průběhu života má. Pokud žijete v rovnováze, dokážete denně několik hodin pracovat opravdu efektivně. Pokud ji nemáte, vyhoříte. Vyhoříte. To znamená, že budete žít ve vlastním světě, dřít jak magoři a přitom to nebude stačit, nic nebudete stíhat a přijdete o to všechno, co vás na práci bavilo. Nebudete schopni se dobít. Přijdete o nápady a chuť pracovat. Nechcete vyhořet? Najděte rovnováhu! Když něco děláte, zkuste se na svou činnost podívat globálně. Má to vůbec cenu? Co mi to přinese za týden, měsíc, rok? Není to ztráta času? Chci tenhle projekt opravdu dělat, nebo se raději soustředit na ty, které nyní mám?

4/ Paretovo pravidlo - 80-20

Znáte Paretovo pravidlo? Ano? Pak jej využívejte ve svůj prospěch. Pro ty, co jej neznají - ve zkratce - 20 % vaší práce vám přinese 80 % zisků a obráceně. Snahou je nalézt těch 20 % a na ty se soustředit. Platí to stejně tak v učení (20 % látky vám dá cca 80 % znalostí o tématu), ve vztazích, obchodování na burze nebo v pokeru. Hledejte svých 20 % a soustřeďte se na ně. To platí i o klientech!

5/ Náš zákazník, náš pan? Bullshit!

Paretovo pravidlo aplikuji i na své klienty. Pokud žijete tím, že váš zákazník je i váš pán, pak si koledujete o malér. Je skupina klientů, kteří jsou pro vás klíčoví a o které se musíte starat. Pak jsou klienti, kteří chtějí za pár korun váš čas. Nenechte se od takových klientů "vydírat", pokud vám berou čas, který můžete investovat do svých 20 % důležitých klientů, pak okrádají vás!

6/ Bacha na perfekcionismus

Nevím proč si lidé myslí, že by jejich práce měla být perfektní. Hodně často na schůzkách slýchám od klientů, že potřebují např. "perfektní web", přičemž sami nevědí, co si pod tím pojmem představit. Perfekcionismus je nebezpečná věc. Jednak se špatně definuje a taky se tohoto stavu velice špatně dosahuje zpravidla za dvoj až trojnásobek času. Znám perfekcionisty a nepracuji s nimi. Podají skvělé výsledky, ale za hodně peněz a za hodně času (viz paretovo pravidlo výše). Snažím se podat maximálně nejlepší výsledek za dané množství času a za dané peníze.

Perfektní možná kdysi byly počítače Apple - mám doma stroj z roku 1991 i s funkční klávesnicí a myší. Dodnes šlape jako hodinky. Nevěřím, že jediný stroj z dnešní řady vydrží tak dlouho. I Steve ví, že perfektní zboží je blbost.. nebo je příšerně drahé a málokdo si jej může dovolit.

Žijeme v době maximální spotřeby, perfektní produkt není cílem. Cílem je podat maximálně dobrý výkon v daném čase. Na perfekcionismus prostě není čas.

7/ Odměňte se!

Naučte se odměňovat sami sebe za to, že tvrdě pracujete. To platí dvojnásob v náročném pracovním období. Každý má jiné hodnoty a finanční prostředky, někdo si koupí auto, někdo iPod nebo zajde na dobrou večeři a jiný zase investuje do cestování. Je to jedno, jen z toho musíte mít radost a musíte to brát jako odměnu za své činy. Vaše tělo potřebuje pocit, že za investovanou energii něco dostává. I kdybyste byli v situaci, kdy veškeré vaše výdělky jdou například na splácení úvěrů a výplaty zaměstnanců, je potřeba jednou za čas dostat odměnu a dát si peníze stranou. Musíte se na celý proces podívat z globálního hlediska, pokud vás práce začne frustrovat, za pár měsíců nezvládnete splácet ani úvěr, ani platit zaměstnance. Odměna vás dokáže motivovat k další práci, u které vydržíte.

8/ Jedna klíčová věc denně!

I když s tím možná nesouhlasíte, za den stihnete pořádně udělat opravdu jen jednu věc (nebo dvě až tři menší). Určete si každý den, co primárně musíte udělat a udělejte to. Budete mít lepší pocit, protože jste splnili svůj cíl, zbytek dne se pak věnujte drobným a dílčím úkolům, ale cca 3 hodiny věnujte jen jedné věci, snažte se do ní ponořit a opravdu s ní pohnout. Večer neskončíte s tím nepříjemným pocitem, že jste nic pořádně nestihli. Snažte se večer podívat do diáře a vedle toho, že si řeknete, kolik jste toho nezvládli, podívejte se i na to, co jste stihli. Problém všech diářů je v tom, že nás velice přesně informují o tom, co ještě musíme udělat, ale občas je dobré se podívat i na to, co jste zvládli.

Když si na den dáte velkou porci úkolů, skončí váš den frustrací. Když si dáte jeden primární úkol, kterému se věnujete od rána, nebudete usínat s pocitem, že jste vlastně celý den nic nestihli.

9/ Hoďte balón na druhou stranu

Když už jste pod tlakem, snažte se s klientem udržovat kontakt a hodit pomyslný balón na druhou stranu. Když nechcete, aby prodlevy byly jen na vaší straně, snažte se je rozmělnit. Drtivá většina lidí (tedy i váš klient) je na tom stejně - nestíhá, když necháte úkol "vyhnít" na své straně, padá chyba na vaší hlavu. Když jasně nadefinujete pravidla a termíny, kdy chcete od klienta dostat podklady a klient nestíhá, máte mnohem lepší vyjednávací pozici. Snažte se předvídat vývoj, udržovat s klientem komunikaci. Když máte hodně práce, znamená to zpravidla, že je o vaši práci zájem. Dočasné zavalení práce ale nesmí snížit kvalitu vaší práce, ani vést ke ztrátě klientů.

10/ Outsourcujte

Najděte parťáka, zaměstnance, nebo asistenta z Indie.. někoho, kdo vám s vaší prací pomůže a na koho ji můžete hodit. Prostě outsourcujte. Malí živnostníci mají pocit vlastní dokonalosti a myslí si, že jen oni jsou schopni udělat svou práci. Pokud tomu věříte, nikdy nevyrostete. Dříve nebo později musí přijít čas, kdy práci začnete rozmělňovat mezi další lidi. Udělejte to dříve, než bude pozdě.

10 + 1/ Vše, co děláte, je jen vaše volba!

Nic nemusíte! Vše, co děláte, je jen vaše volba. Vy to chcete udělat. Je důležité si uvědomit, že veškeré vaše kroky jsou vaše volba. Nikdo vás k nim ve skutečnosti nemůže přesvědčit a donutit. To, že máte hodně práce, není chyba vašeho šéfa, ale jen vaše, že jste ji na sebe nechali navalit, že jste si zvolili své zaměstnání, nebo že jste svůj efektivní čas promrhali hlouposti. Nikdy se nesnažte chybu házet na někoho jiného, ale přijměte svou odpovědnost. I když je to těžší, pomůže vám to vyrůst a přemýšlet nad budoucími kroky. To je také důvod, proč podnikám. Jsem svým pánem a za svou budoucnost nesu plnou odpovědnost.

Každý svého štěstí strůjcem